13 december 2023
Sida 1 (5)
Var finns reglerna och varför har man infört nya rapporteringsregler?
I direktiv 98/41/EG1 finns regler om registrering av personer ombord på passagerarfartyg. Dessa regler är införlivade i svensk rätt genom Transportstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (TSFS 2016:102) om registrering av ombordvarande på passagerarfartyg. Med personer ombord eller ombordvarande menas samtliga personer som finns ombord på fartyget – även besättningen.
Den 21 december 2023 införs nya regler: uppgifter om de ombordvarande ska rapporteras elektroniskt till Sjöfartsverket via Maritime Single Window (MSW).
Syftet med de nya reglerna är att göra det lätt för behöriga myndigheter att få korrekta uppgifter om personer ombord på passagerarfartyg. Vid en sjöolycka är de här uppgifterna nödvändiga för att myndigheterna ska kunna genomföra verkningsfulla sök- och räddningsinsatser.
Rapportering i MSW – vad är det som gäller?
Vilka fartyg berörs, och vilka berörs inte? De nya reglerna gäller för svenska passagerarfartyg samt utländska passagerarfartyg som avgår från eller ankommer till en svensk hamn. Fritidsfartyg, örlogsfartyg, och trupptransportfartyg är däremot undantagna och berörs alltså inte av de nya reglerna. Fartyg som uteslutande används i fartområde E berörs inte av kraven att rapportera i MSW. Däremot ska samtliga personer ombord räknas, och före avgång ska befälhavaren få information om antalet personer.
1 RÅDETS DIREKTIV nr 98/41/EG av den 18 juni 1998 om registrering av personer som färdas ombord på passagerarfartyg som ankommer till eller avgår från hamnar i gemenskapens medlemsstater.
Sida 2 (5)
Vem ansvarar för rapporteringen? Företaget2 ska utse en registreringsansvarig3 som ansvarar för att rapporteringen i MSW utförs. Observera att den som är registreringsansvarig inte behöver vara den person som utför själva rapporteringen.
Vad ska man rapportera, och när?
Antalet personer ombord ska alltid registreras och sedan rapporteras i MSW före fartygets avgång.
Om fartygets resa (från avgångshamnen till nästa anlöpshamn) överstiger 20 nautiska mil (37 km), ska följande personuppgifter för samtliga ombordvarande rapporteras i MSW senast 15 minuter efter avgång:
efternamn
förnamn
kön
födelsedatum
nationalitet
sådana uppgifter om behov av särskild vård eller hjälp, som kan komma att behövas i nödsituationer och som passageraren lämnar av egen vilja.
Om resan överstiger 20 nautiska mil, ska man också rapportera i MSW när resan är säkert slutförd.
Vart kan man vända sig om man har frågor? Frågor som handlar om regelverken (direktiv 98/41/EG och Transportstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (TSFS 2016:102) om registrering av ombordvarande på passagerarfartyg) kan ställas till Transportstyrelsens handläggare Helena Ragnarsson: Telefon 010-495 33 22 E-post: helena.ragnarsson@transportstyrelsen.se Frågor om hur rapporteringen i MSW går till rent praktiskt kan man ställa till MSW Support hos Sjöfartsverket: Telefon: 0771-40 00 50 E-post: support@mswreportal.se
2 företag: passagerarfartygets ägare eller någon annan fysisk eller juridisk person, såsom redaren eller den som hyr fartyget utan besättning, som har övertagit ansvaret för driften av fartyget (TSFS 2016:102).
3 registreringsansvarig: den person som, i tillämpliga fall, av ett företag har utsetts att ansvara för att åliggandena enligt ISM-koden fullgörs eller den person som av företaget har utsetts som ansvarig för överföring av uppgifter om de personer som finns ombord på ett av företagets passagerarfartyg (TSFS 2016:102).
Sida 3 (5)
Hur gör man rapporteringen i MSW? https://www.mswreportal.se/
Rapportering av passagerare
Under fliken ”Passagerare” ska uppgifter lämnas om de passagerare som vistas ombord. Välj ”Lägg till passagerare” för att gå vidare.
Vid rapporteringen ska följande uppgifter anges:
- Bordning, (Obligatoriskt)
- Förnamn (Obligatoriskt)
- Efternamn (Obligatoriskt)
- Nationalitet (Obligatoriskt)
- Födelsedatum (Obligatoriskt)
- Födelseort
- Kön (Obligatoriskt)
- ID-typ
- ID-nummer
- Behov av särskild vård/hjälp
Vid rapportering av transitpassagerare anger ni ”–” under ”Bordning” samt bockar i kryssrutan ”Genomresande passagerare”. Om ni är i behov av att rapportera fripassagerare så bockar ni i tillhörande kryssruta. Förpopulerade val kommer då att fyllas i de obligatoriska fälten.
Sida 4 (5)
Rapportering vid enbart antalet passagerare
Om ni enbart ska rapportera antalet passagerare i MSW så väljer ni ”Avstå från att rapportera passagerarlista manuellt”.
Där ska ni ange hur många passagerare som finns ombord vid ankomst respektive avgång.
Rapportering av passagerare med hjälp av Excel-fil Ni kan även välja att rapportera passagerare genom att ladda upp en ifylld Excel-fil. Excel-filen finns att ladda ner under frågetecknet bredvid ”Ladda upp lista”.
Sida 5 (5)
Fyll i de obligatoriska fälten för varje passagerare och välj sedan ”Ladda upp lista”. Rapportering av resa säkert utförd När ankommande resa säkert har slutförts bockar ni i ”Ankommande resa säkert slutförd” i översiktsvyn i er fartygsanmälan. Samt när resan till nästa hamn säkert har slutförts så bockar ni i ”Avgående resa säkert slutförd”. Signera/skicka sedan in era ändringar. Övrig information För att få tillgång till MSW kan ni kontakta MSW Support eller använda er av följande länk: Ansökan om behörighet (sjofartsverket.se) För mer information kring rapporteringen i MSW Reportal vänligen se vår användarguide eller kontakta MSW Support. Användarguide och teknikinfo (sjofartsverket.se) MSW Support Telefon: 0771-40 00 50 E-post: support@mswreportal.se _________________________________________________________